Di hadapan rak buku yang tersusun rapi di pejabatnya di Barcelona, Cecilia Delgado-Molina, Setiausaha Eksekutif Persatuan Sosiologi Antarabangsa (ISA), menceritakan pengalaman yang tidak dapat dilupakan yang berlaku di seberang dunia, dalam tahun pertama mengambil alih peranannya.
"Kami akhirnya membayar untuk bilik yang kosong. Oleh kerana orang ramai telah melakukan perjalanan yang jauh untuk interaksi secara bersemuka, mereka tidak hadir ke sesi hibrid yang dikendalikan oleh pembesar suara melalui skrin di tapak."
Cecilia merujuk persidangan hibrid 2023 yang diadakan di Australia, percubaan ISA untuk menjadi hibrid. "Selepas persidangan itu, kami berasa lebih mendesak daripada sebelumnya bahawa ISA memerlukan perubahan yang mendalam."
Laluan di hadapan adalah menakutkan. ISA telah diasaskan pada tahun 1949, dan kaedahnya kelihatan berakar umbi sama kukuh pada abad ke-20. Bagaimanapun, pada 2023, di bawah kepimpinan Presiden dan Jawatankuasa Eksekutif, ISA mula membayangkan transformasi yang digital, ya, tetapi juga budaya. Terdapat pengiktirafan bahawa perlu ada penyusunan semula dalam pemikiran setiap orang.
Cecilia ialah ahli sosiologi Mexico yang kerjayanya telah lama dikaitkan dengan rangkaian penyelidikan global ISA. Beliau mengetuai Sekretariat Persatuan, sebuah pasukan berdedikasi yang komited untuk menyokong misi dan aktiviti ISA. Sekretariat ditugaskan untuk melaksanakan visi transformasi digital itu, yang melibatkan: memupuk komuniti yang terhubung secara digital, menambah baik perkhidmatan ahli, dan menyokong rangkaian penyelidikan global ISA. Matlamat utama adalah untuk membangunkan persatuan dengan strategi digital tertumpu pengguna yang mampan yang mencerminkan komitmen terhadap keterangkuman, kebolehcapaian dan kerjasama global.
Langkah pertama Sekretariat adalah tegas: arkib kertas ISA terpaksa pergi! Pada 2024, persatuan itu menggantung pengarkiban kertas, dengan semua bahan baharu kini berada dalam portal ahli dalam talian tersuai mereka. Selepas tiga bulan penghijrahan yang sengit, portal ini membawa pembaharuan keahlian yang lebih mudah, pembayaran masa nyata dan sumber digital terus ke tangan ahli.
Ia adalah permulaan yang baik, tetapi Cecilia tahu ujian sebenar kematangan digital ISA terletak dalam membayangkan semula cara ahli bekerjasama, belajar dan berhubung dengan persatuan.
Apabila Projek ISC Digital Journeys menawarkan 11 ahli ISC untuk menjalani bimbingan transformasi digital yang disasarkan, Cecilia merebut peluang itu. Cabaran mendesak ISA ialah mereka bentuk simposium dalam talian sepenuhnya untuk 2026. Cecilia sedar bahawa percubaan sebelumnya tidak berjaya, seperti persidangan hibrid yang disebut sebelum ini, yang merasakan dua dunia bertembung dengan teruk. Bagi ISA, mengadakan simposium dalam talian sepenuhnya akan membolehkan perwakilan yang lebih besar daripada wilayah majoriti global.
Sokongan konkrit yang dicari oleh Cecilia dan pasukannya daripada kohort adalah dalam membina keyakinan untuk bergerak ke hadapan dengan meneroka rakan teknikal yang sesuai untuk simposium dalam talian sepenuhnya ini. Mereka memerlukan bantuan untuk membuat Permintaan untuk Cadangan (RfP).
Sepanjang tiga sesi dengan jurulatih yang berdedikasi, cita-cita ISA telah dikonseptualisasikan menjadi RfP yang menjanjikan untuk perhimpunan digital yang lebih berhubung dan terlibat. Jurulatih ISA membantu pasukan menterjemah keperluan teknikal yang kompleks kepada keperluan yang jelas. Menjelang Jun 2025, the RfP telah diterbitkan, mengeluarkan cadangan daripada rakan kongsi teknologi di seluruh dunia.
Melihat ke hadapan, Sekretariat melihat simposium dalam talian 2026 sebagai langkah paling penting ISA. Visi yang mereka miliki adalah inklusif yang menarik: "Kami menjangkakan lebih banyak kepelbagaian, terutamanya dari wilayah yang biasanya kurang diwakili. Ini akan membuka penyertaan kepada ulama yang tidak mampu untuk melancong kerana iklim, kos atau isu kesihatan."
Gambar kumpulan yang menampilkan Presiden ISA Geoffrey Pleyers, Setiausaha Eksekutif ISA Cecilia Delgado-Molina, kakitangan Sekretariat ISA, dan sukarelawan tempatan di Forum Sosiologi ISA ke-5 di Rabat, Maghribi (2025). Kredit: © Persatuan Sosiologi Antarabangsa.
Semasa mengerjakan RfP, sesuatu yang tidak dijangka turut timbul. "Pada mulanya, kami fikir kami hanya memikirkan platform mana yang hendak dipilih," Cecilia berkata. "Tetapi apa yang muncul adalah jauh lebih besar, kit alat yang jelas dan berstruktur yang boleh membantu organisasi serupa menghadapi ketidakpastian digital yang sama."
Merancang persidangan dalam talian anda
Blog ini memperkenalkan panduan langkah demi langkah yang direka untuk membantu organisasi sains merancang dan menyampaikan persidangan dalam talian yang berkesan. Ia menawarkan cara praktikal untuk memikirkan setiap peringkat menjalankan acara digital atau hibrid - daripada menentukan tujuan anda, kepada menarik peserta, kepada menangkap legasi selepas itu.
Kit alat yang terhasil menawarkan peta jalan yang mudah untuk menganjurkan acara dalam talian yang inklusif. Pertama, ia memerlukan kejelasan: Mengapa mengadakan persidangan itu? Apakah rupa kejayaan yang sebenarnya? Seterusnya, ia beralih perhatian kepada peserta yang akan terlibat: Siapakah mereka sebenarnya? Ini benar terutamanya untuk khalayak global yang pelbagai, kerana lokasi, bahasa dan halangan mereka perlu membentuk apa yang dibina.
Kemudian datang praktikal. Memilih platform yang betul, mereka bentuk format sesi yang sepadan dengan keperluan ahli dan membuat ruang untuk interaksi yang tulen. Cecilia mengakui, dengan sifat keterbukaan: "Kami ahli sosiologi, tetapi kami juga perlu mengingatkan bahawa interaksi sebenar tidak berlaku begitu sahaja. Anda perlu sengaja mencipta syarat untuknya."
Langkah penting yang sering diabaikan ialah tiang terakhir, ukuran dan warisan kit alat. Apa yang berjaya dan apa yang tidak? Bagaimanakah kita akan belajar dan menambah baik untuk kali seterusnya?
Hasilnya ialah pendekatan berstruktur untuk perancangan persidangan, dibina daripada realiti ISA, yang badan sains lain di seluruh dunia boleh menyesuaikan dengan mudah.
Tetapi mungkin pengajaran paling mendalam yang Cecilia ambil dari perjalanan itu ialah idea bahawa perubahan terus diamalkan. Dia menggalakkan pasukannya untuk melihat setiap keputusan sebagai percubaan kecil, berpandukan soalan seperti: Adakah ini berkesan untuk ahli kami? Jika tidak, bagaimana kita boleh menyesuaikan diri? Pasukan ini telah membawa pemikiran dan pendekatan ini ke dalam projek pengubahsuaian tapak web, yang mana mereka sedang memilih vendor. Beralih lensa untuk melihat ahli sebagai pengguna utama alatan, dia berharap, menjadi prinsip panduan yang disepadukan dalam membuat keputusan.
Perjalanan Sekretariat telah beralih daripada mengharapkan bilik persidangan yang kosong diisi, kepada secara aktif memusatkan keperluan manusia sebenar ahli ISA, dan komuniti yang mereka berkhidmat. Ketika ISA terus mengembangkan ekosistem digitalnya, ia membawa bersamanya rasa tujuan dan janji yang diperbaharui: tiada ahli sosiologi tertinggal.
Imej: Kongres Sosiologi Sedunia ISA Hibrid, Melbourne, Australia, 2023. Kredit: © Persatuan Sosiologi Antarabangsa.
Baca lebih lanjut tentang organisasi Sains dalam era digital
Baca lebih lanjut mengenai Niaga Hadapan Sistem Sains
Baca lebih lanjut mengenai Pusat Niaga Hadapan Sains
Baca lebih lanjut mengenai Pendekatan yang mengutamakan rakyat untuk membina laluan digital
Baca lebih lanjut tentang Alat untuk merancang persidangan dalam talian atau hibrid
Baca lebih lanjut tentang Alat untuk meningkatkan pengalaman pengguna dalam organisasi sains
